Setmore alternatief zonder toeslag per teamlid

Setmore is een Amerikaanse afsprakentool met een genuanceerd gratis plan: geen tijdslimiet, tot 4 gebruikers en 200 afspraken per maand. Voor een heel klein team kan dat aantrekkelijk zijn. Maar zodra je team groeit of je meer nodig hebt dan losse afspraken, komen de beperkingen van het gratis plan en het prijsmodel van Setmore in beeld.

Drie belangrijke verschillen op een rij

Wat Setmore goed doet

Setmore's gratis plan is oprecht bruikbaar, niet slechts een proefversie: geen tijdslimiet, een eigen boekingspagina, mobiele apps, e-mailherinneringen en -bevestigingen, teamsamenwerking en betalingsacceptatie zitten er standaard bij, tot 4 gebruikers en 200 afspraken per maand. Vanaf het Pro-plan komen daar sms-herinneringen, video-integratie (Zoom, Google Meet), tweewegs agendasync, herhalende afspraken en groepsboekingen (met plekreservering voor evenementen als trainingen of webinars) bij, elk met een eigen deelnemerslimiet die je zelf instelt. Betalingen lopen via Stripe, Square en PayPal. Voor Amerikaanse klanten is er ook een add-on "Live Receptionist" ($99/maand) die telefonisch afspraken voor je aanneemt, maar die is expliciet niet beschikbaar buiten de VS.

Waar ReserveBee het verschil maakt

Zodra je organisatie groter wordt dan 4 gebruikers of meer dan 200 afspraken per maand verwerkt, loop je bij Setmore tegen de muren van het gratis plan aan. En met per-gebruiker prijzen op het Pro-plan ($5 tot $12 per gebruiker per maand) stijgt de rekening met elk teamlid dat je toevoegt, los van hoeveel er daadwerkelijk geboekt wordt. ReserveBee kent geen gebruikerslimiet en geen toeslag per teamlid: statistieken en prioriteitsondersteuning zitten al bij het Professional-plan voor €18 per maand, met 100 reserveringen inbegrepen. Bovendien blijft Setmore in de kern een agendatool voor medewerkers; zelfs het enige voorbeeld van "ruimtereservering" op hun site (studiekamers bij bibliotheken) is functioneel gewoon een herbenoemde afspraak, geen los objectensysteem. ReserveBee's objecten en bundels maken het net zo makkelijk om een ruimte of stuk uitrusting reserveerbaar te maken als een medewerker.

Rekenvoorbeeld: wat kost het echt?

Stel je team groeit naar 6 medewerkers die allemaal apart reserveerbaar moeten zijn, met 80 afspraken per maand.

Zelfs op het voordeligste tarief ($5 per gebruiker/maand bij jaarlijkse facturering) betaal je bij Setmore dan €30 per maand voor 6 medewerkers, tegenover €18 bij ReserveBee voor hetzelfde volume, ongeacht het aantal medewerkers. Groeit je team voorbij de 4 gratis gebruikers van Setmore, dan betaal je per extra teamlid, ongeacht je boekingsvolume. Bij ReserveBee blijft de prijs gekoppeld aan je reserveringen, niet aan je personeelsbestand.

Overstappen van Setmore naar ReserveBee

De overstap van Setmore naar ReserveBee draait vooral om het overzetten van je diensten, agenda-instellingen en klantgegevens. Wij helpen je daar graag gratis mee, zodat lopende afspraken niet verloren gaan. Werkte je bij Setmore met meerdere medewerkers die elk hun eigen agenda hadden, dan zetten we die over naar objecten binnen ReserveBee, zonder dat daar per teamlid een toeslag tegenover staat. Heb je naast afspraken ook behoefte aan het reserveren van ruimtes of uitrusting, dan richten we dat gelijk mee in als aparte objecten. Liever meteen zelf beginnen? Dat kan: start een gratis proefperiode en ben binnen enkele minuten live.

Gebouwd voor de Europese markt

Naast prijs en gebruikerslimieten is er nog een verschil dat niet in een tabel te vangen is: als Nederlands bedrijf zet ReserveBee in op directe lijnen. Je praat met het kleine team dat het systeem bouwt, niet met een Amerikaanse supportdesk. Vragen, wensen en bugmeldingen komen terecht bij de mensen die de volgende versie daadwerkelijk bouwen, met Nederlandstalige ondersteuning als dat prettiger is. ReserveBee draait bovendien op Europese infrastructuur, met als doel volledige AVG-naleving: de gegevens van jou en je klanten blijven binnen de EU. En waar Setmore uitsluitend in Amerikaanse dollars rekent zonder btw-vermelding, weet je bij ReserveBee vooraf precies wat je betaalt in euro's, exclusief btw, met iDEAL als vertrouwde betaalmethode voor je Nederlandse klanten. Voor organisaties in de zorg, het onderwijs of de publieke sector, waar gegevensbescherming een harde eis is, weegt dat net zo zwaar mee als de prijs zelf.

Voor wie is ReserveBee de betere keuze?

Blijf je structureel onder de 4 gebruikers en 200 afspraken per maand, en heb je geen behoefte aan objecten naast afspraken? Dan is het gratis plan van Setmore een prima startpunt. Groeit je team, wil je geen prijs die met elk extra teamlid stijgt, of wil je naast afspraken ook ruimtes en uitrusting reserveerbaar maken? Dan is ReserveBee de betere keuze. Tel voor de zekerheid je verwachte team over een jaar en vermenigvuldig dat met Setmore's prijs per gebruiker: dat laat meteen zien hoe de kosten oplopen. Wij helpen je graag gratis met het overzetten van je diensten, agenda en klanten.

Ook interessant: ReserveBee vs Calendly of ReserveBee vs YouCanBook.me.